07 June 2019

Cara Mengisi Buku Agenda Surat Masuk

Dalam sebuah perusahaan, alur komunikasi melalui surat diagendakan untuk dijadikan sebagai bukti jika suatu waktu diperlukan dan mudah dalam penemuan kembali.

Dibawah ini merupakan kerangka dari buku agenda surat masuk serta akan dibahas cara pengisiannya: 

No.

Pengsian nomor ini biasa dilakukan dengan total angka tiga digit. Untuk permulaan bisa ditulis seperti ini: 001, 002, 003 dan seterusnya.

Tanggal Terima

Kolom ini diisi dengan kapan surat diterima atau sampai diperusahaan yang dituju. Contoh pengisian disertakan keterangan bulan serta tahunnya. Misal: 28 Oktober 2017

Nomor pada bagan surat

Bagian ini diisi dengan nomor surat yang tercantum pada suratyang diterima, bila surat yang diterima tak memiliki nomor tidak perlu diisi. Untuk contoh nomor surat yang sudah kita ketahui adalah seperti berikut: 541/PP/2016

Tanggal pada bagan surat

Untuk tanggal pada bagan surat diisi dengan tanggal dibuatnya surat yang kita terima.  Pengisiannya lengkap disertakan dengan keterangan bulan dan tahun seperti yang telah dicontohkan pada kolom tanggal terima.

Dari

Perusahaan pengirim surat akan dicantumkan pada kolom ini dan disertai alamat perusahaan tersebut berdiri. Contoh: PT. URLEDGE Bandung

Perihal

Perihal biasa diisi dengan hal  utama yang tercantum pada surat yang terdapat di sisi kiri atas dibawah alamat dalam. Seperti: Penagihan Pembayaran

Isi Ringkas

Bagian isi ringkas diisi oleh ringkasan tujuan dibuatnya surat tersebut disertai keterangan yang diperlukan. Misalnya: Pemberitahuan pelunasan faktur no. 1311 tentang kopi benih seharga Rp. 250.000,00

Diteruskan Kepada

Kolom ini dimaksudkan agar diisi dengan siapa yang berhak atau harus mengetahui surat terkait yang diterima. Contoh: Manager Pemasaran

Bertalian dengan Agenda atau Verbal

Maksud bertalian adalah kaitan atau hubungannya surat yang kita terima saat itu dengan surat sebelumnya. Pada pengisian Agenda untuk yang bertalian dengan surat keluar sedanglan Verbal bertalian dengan surat masuk.

Kode Arsip

Dalam penyimpanan arsip kita menggunakan system dank ode kodetertentu untuk memudahkan kita dalam penemuan kembali. Pengisian kode arsip disesuaikan dengan sistem apa  yang perusahaan gunakan.

Ket.

Keterangan diisi untuk dokumen terlampir seperti faktur, resi, kwitansi dan lain sebagainya. Contoh penulisan: 1 hal. Resi

Silahkan berkomentar dengan sopan, Memberi saran juga boleh ;)
EmoticonEmoticon